Как вести электронный кадровый документооборот
Нормы Трудового кодекса о кадровом ЭДО позволяют работать с большей частью кадровых документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности есть у работодателей и что нужно для перехода на ЭКДО.
22 ноября 2021 года вступили в силу три новые статьи Трудового кодекса — ст. 22.1, 22.2и 22.3 (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377), которые определяют порядок перевода кадрового документооборота на электронную основу и правила создания, обмена и хранения электронных документов.
Обратите внимание: эти нормы касаются не только работодателей и работников, но и соискателей.
Как считает Минтруд, использование ЭКДО:
- защищает документы от повреждения и потери,
- упрощает процесс оформления трудовых отношений для обеих сторон,
- сокращает временные и финансовые затраты работодателей с распределенной филиальной сетью,
- работникам дает быстрый доступ к необходимым документам, связанным с их работой.
За период применения ЭКДО многие работодатели убедились в безусловной пользе и удобстве электронного взаимодействия с работниками.
Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность, а право, причем для всех участников трудовых отношений.
Какие документы можно перевести в цифровой формат
Согласно ст. 22.1 ТК РФ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы: некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.
Только на бумаге | На бумаге или электронно — по желанию работника | Можно только электронно либо на бумаге — по решению работодателя | |
---|---|---|---|
Трудовые книжки |
Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) |
Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров |
|
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1 |
Заявление о выдаче документов, связанных с работой |
Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО |
Локальные нормативные акты |
Приказы (распоряжения) о увольнении работника |
Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению |
Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы |
|
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда |
|
Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы |
Ст. 22.1 ТК РФ устанавливает, что при создании электронных документов должны соблюдаться общие требования. Соответственно, Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н утвердил «Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» (далее — Единые требования). Они действуют с 1 марта 2023 года.
Согласно Единым требованиям в электронный кадровый документ входит несколько частей:
- основная часть — PDF/A-1A-файла;
- приложение в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных — есть не всегда;
- файл одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для первых двух составных частей;
- машиночитаемая доверенность для подписи (при наличии);
- описание электронного документа в формате XML.
Важно учитывать следующее:
- Единые требования не имеют обратной силы, поэтому электронные документы, созданные до утверждения требований, не нужно менять под установленные форматы.
- Наименования структурных элементов электронного документа четко закреплены Едиными требованиями.
- Основную часть электронного документа и приложения к нему нужно обязательно разделять на отдельные файлы.
- Использовать присоединенную электронную подпись для подписания нельзя. Допустима только отсоединенная или открепленная ЭП.
- Если документ подписан простой электронной подписью (ПЭП), то файл подписи не прикладывается, но в описании документа надо указать признак именно этого вида подписи.
- Описание электронного документа должно быть сформировано по итогу подписания основной части электронного документа и приложения к ней сторонами трудовых отношений;
- Приложение к описанию электронного кадрового документа работодатель не обязан оформлять по Единым требованиям: такое приложение представляет собой справочник кодов кадровых документов, которые согласно ТК РФ могут быть оформлены в электронном виде. Этот классификатор используют работодатели, которые оформили свое решение перейти на кадровый ЭДО и утвердили ЛНА и перечнем документов, которые будут вести в электронном виде. Только эти документы должны соответствовать Единым требованиям.
Работодатель, который решил ввести ЭКДО, обязан обеспечить соответствие электронных документов Единым требованиям. Убедиться, что они оформлены корректно, можно на ЕЦП «Работа в России» с помощью сервиса проверки.
Обратите внимание. Единые требования к составу и форматам кадровых электронных документов утверждены приказом Минтруда от 20.09.22 № 578н. XML-система описания кадровых электронных документов опубликована на сайте ведомства.
Минтруд разъяснил, что при появлении на сайте новой версии XML-схемы, предыдущая версия считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии. Если за короткий период времени будет выпущено более одной версии XML-схемы, то начало времени действия изначальной версии (12 календарных месяцев) отсчитывается с момента выпуска первого обновления и не обновляется с последующим выпуском новых версий XML-схем.
Пример. XML-схема v.1 опубликована в октябре 2022 года. В феврале 2023 года выпущена новая XML-схема v.2, а в апреле 2023 года размещается обновленная XML-схема v.3. В этом случае отсчет срока действия XML-схемы v.1 начинается с марта 2023 года (месяц, следующий за месяцем размещения XML-схема v.2), а не с мая 2023 года (месяц, следующий за месяцем размещения XML-схема v.3).
Каковы права и обязанности работодателей и работников
Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя, которое он обязан закрепить в своем ЛНА и информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.
Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭКДО, это не может стать основанием для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана этому работнику выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.
- Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после с 1 января 2022 года, не надо — их нужно только проинформировать, что работодатель применяет ЭКДО.
Как обмениваться документами
Для обмена электронными документами участники могут использовать какую-то одну или обе информационные системы (ИС):
- ЕЦП «Работа в России».
- ИС работодателя, если она позволяет:
- подписывать электронные документы;
- хранить электронные документы;
- фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.
Важно! С 1 сентября 2022 работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей ИС и единого портала государственных и муниципальных услуг при наличии комплекса необходимых и достаточных условий, а именно:
- работник подписывает документы простой электронной подписью;
- в качестве способа получения документов, связанных с работой, работник в своем заявлении указал портал «Госуслуги».
Как разъяснил Минтруд в письме от 06.10.2022 № 14-6/ООГ-6311, без этих условий интеграция ИС работодателя и Госуслуг — это право, а не обязанность работодателя.
Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:
- письменно,
- через ИС работодателя,
- по электронной почте,
- через ЕЦП «Работа в России».
Важно! Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Следовательно, если работодатель вовремя не открыл, например, заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.
Как перейти на электронный кадровый документооборот
Организация, которая приняла решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.
В этом документе надо указать:
- сведения об используемых ИС;
- порядок доступа к ИС работодателя;
- перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
- перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
- сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
- сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).
В ЛНА о кадровом ЭДО сроки следует указать в рабочих, а не календарных днях: в выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.
Как подписывать электронные документы
Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
- простая электронная подпись.
- усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
- простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).
Для подписания документов работодатель может использовать:
- УКЭП;
- УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
- УНЭПгос, полученную через электронное правительство.
Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодатель утвердил порядок подписания и требования к безопасности.
Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов, для которых работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос. К таким документам относятся:
- договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
- дополнительные соглашения к договору;
- приказы о дисциплинарных взысканиях,
- уведомления об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.
Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:
- договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
- дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
- заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
- ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
- ознакомления с приказом о взыскании в ИС работодателя.
Все иные документы работник вправе подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.
ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Следовательно, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.
Как пописывать документы через ЕЦП «Работа в России»
С 1 сентября 2022 года появилась возможность подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.
Как перейти на ЭКДО при форс-мажоре
В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.
Важно! Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.
Для временного форс-мажорного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при возникновении угрожающих жизни людей или их нормальным жизненным условиям обстоятельств; права и обязанности.
Ирина Журавлева