Учет и налогообложение подарков сотрудникам
23.11.2023
При выдаче подарков сотрудникам у организации возникает необходимость правильно оформить такую операцию, исчислить налоги и страховые взносы.
Подарки физическим лицам можно разделить на две категории:
- в качестве поощрения за труд;
- к празднику, юбилею и другому событию.
В первом случае, когда работник получает подарок в качестве поощрения за труд по ст. ТК РФ, нормы гражданского законодательства по дарению применять не нужно. Фактически это не подарок, а вознаграждение за труд.
Для этого нужно оформить соответствующий приказ. Можно использовать унифицированные формы № Т-11 или Т-11а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Во втором случае, когда подарок не связан с результатами трудовой деятельности работника, а вручается в связи с каким-либо событием и его стоимость превышает 3 000 руб., обязательно нужно в письменной форме заключить договор дарения (ст. ГК РФ).
По подаркам меньшей стоимости тоже можно заключить письменный договор дарения либо оформить выдачу иным документом, предусмотренным в организации, например, ведомостью выдачи. Такая ведомость должна содержать все реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона ).
Выдачу подарков надо обосновать локальными нормативными актами организации: положением, приказом, распоряжением и пр. В них следует установить порядок закупки подарков, их вид, примерную стоимость, список сотрудников и их детей, если подарки для них, и др.
НДФЛ
Когда работникам вручаются ценные подарки в качестве поощрения за труд, то НДФЛ взимается в общем порядке, как и при выдаче премии. Подарок расценивается как часть заработной платы (ст. ТК РФ).
Не облагаются НДФЛ подарки, выданные к определенным событиям, если их суммарная стоимость не превышает 4 000 руб. в год (п. 33 ст. НК РФ). Налогом облагается только сумма, превышающая этот лимит.
В расчете 6-НДФЛ подарки в пределах 4 000 руб. в год можно не показывать (Письмо ФНС России )*.
Если в дальнейшем будет еще выдаваться подарок и облагаемая с начала года сумма превысит 4 000 руб., нужно будет по строке 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ полностью отразить всю сумму дохода в виде подарков, а необлагаемую часть в размере 4 000 руб. указать . указать в вычетах в строке 130 (п. 28 ст. НК РФ, Приложение 2 к Приказу ФНС России , п. 4.3 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России ).
- Пример. Предположим, что в отчетном году организации только одному работнику выдавались подарки.
Сотрудник получил подарок стоимостью 2 500 руб. к своему юбилею в сентябре 2023 года, а затем к Новому году еще один подарок такой же стоимости.
В этом случае с подарка, полученного в сентябре, НДФЛ не удерживается, так как доход в виде подарка не превышает 4 000 руб. Не обязательно показывать подарок в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев. Если вы все же решили сделать это, отразите его стоимость одновременно по строкам 110 и 130 раздела 2 расчета.
В декабре НДФЛ нужно будет удержать по ставке 13 (15) % с суммы превышения, то есть с 1 000 руб. ((2 500 +2 500) – 4 000 руб.).
В расчете 6-НДФЛ в строку 110 раздела 2 включается общая стоимость подарков с начала года, то есть 5 000 руб., а в строку 130 сумма вычета с подарка, то есть 4 000 руб.
Если организация выдает подарки детям сотрудников, чаще всего новогодние, важно оформить документы так, чтобы одаряемым был именно ребенок. В этом случае именно он станет самостоятельным плательщиком НДФЛ, соответственно вычет в сумме 4 000 руб. будет применяться к его доходу, а не доходу родителя (Письмо Минфина ).
Страховые взносы
На ценные подарки, которые вручаются в качестве поощрения за труд (ст. ТК РФ), начисляются страховые взносы, как и на суммы оплаты труда (подп. 1 п. 1 ст. НК РФ).
Подарки, которые вручаются к какому-то событию, не облагаются страховыми взносами. Они относятся к выплатам, производимым не по трудовому договору, а в рамках гражданско-правового договора, предметом которого является переход права собственности или иных вещных прав на имущество и не входят в объект обложения страховыми взносами (п. 4 ст. НК РФ).
При выдаче подарков работникам нужно обратить внимание на оформление документов.
Если подарок дешевле 3 000 руб., нужно проверить, чтобы из документов: приказа, положения и пр. — вытекало, что передача подарка производится в рамках дарения (ст. ГК РФ). Если стоимость подарка превышает 3 000 руб., чтобы избежать начисления страховых взносов, с каждым работником придется оформлять письменный договор дарения (Письмо Минфина ).
Подарки детям сотрудников также не облагаются страховыми взносами. Такие выплаты нельзя признать производимыми в рамках трудовых отношений, объектом обложения страховыми взносами они не являются (подп. 1, 4 ст. НК РФ).
НДС
При передаче подарков сотрудникам и их детям нужно начислить НДС. Согласно п. 1 ст. НК РФ передача товаров на безвозмездной основе признается реализацией и является объектом обложения НДС (Письмо Минфина ). Дата реализации — день вручения подарков работникам или их детям.
Как разъяснил Минфин России в Письме , при выдаче подарков счета-фактуры на каждое физическое лицо можно не составлять. Чтобы отразить операции в книге продаж, достаточно составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные данные по указанным операциям.
Можно по итогам налогового периода выписать счет-фактуру в одном экземпляре. В нем в строках 6 «Покупатель», 6 а «Адрес», 6 б «ИНН/КПП покупателя» проставляются прочерки. Сводный документ или счет-фактура, регистрируется в книге продаж с кодом вида операции «26».
При безвозмездной передаче товаров их стоимость рассчитывается исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. НК РФ, с учетом акцизов для подакцизных товаров и без включения в них налога на добавленную стоимость. При этом цены, применяемые в сделках, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми, признаются рыночными (ст. НК РФ).
Поэтому, если подарки организация приобретала в обычном порядке у лиц, не являющихся взаимозависимыми, то при их безвозмездной передаче нужно применить цены покупки без учета НДС (Письма Минфина России , ).
Входной НДС при наличии счета-фактуры от продавца подарков можно принять к вычету в общем порядке (п. 1, 2 ст. НК РФ, Письмо Минфина России от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).
Поскольку подарки при передаче работникам будут отражены по стоимости их покупки, в целом по операции НДС к уплате не будет. Сумма НДС, исчисленного с безвозмездной передачи, будет равняться сумме НДС, принятого к вычету. Но для этого понадобятся счета-фактуры от продавца, у которого подарки были закуплены.
Налог на прибыль организаций
Включить в расходы по налогу на прибыль можно стоимость тех подарков, которые переданы сотруднику как поощрение за труд (ст. НК РФ, Письмо Минфина России ).
Затраты на покупку подарков к праздникам включать в расходы по налогу на прибыль нельзя (пп. 16, 21 ст. НК РФ).
Бухгалтерский учет
Приобретенные для сотрудников подарки являются имуществом, которое не способно приносить экономическую выгоду в будущем. Оно не может быть признано активом организации (пп. 7.2, 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997). Поэтому в бухгалтерском учете их стоимость должна отражаться в составе прочих расходов в момент их приобретения (пп. 16, 18, 19 «Расходы организации»).
Чтобы следить за движением подарков, их можно учитывать на забалансовом счете. Однако, как правило, подарки выдаются в месяц их покупки и такого учета не потребуется.
Бухгалтерские проводки по операциям, связанным с приобретением и выдачей подарков могут быть следующими:
В заключении следует отметить, что в отношении порядка учета и налогообложения подарков сотрудникам и их детям в настоящее время сложилась устойчивая позиция финансовых органов. Организациям нужно только правильно классифицировать подарок и правильно оформить документы.
М.Б. Пархоменко
